サテライトオフィスのコミュニケーションの最適解は、音声ツール

テレワークや地方分散型勤務の広がりを受け、サテライトオフィスを導入する企業が増えています。
しかし、いざ運用を始めてみると「本社や他拠点とのコミュニケーションをどう確保するか」という課題に直面するケースも少なくありません。

サテライトオフィスは支店と異なり、同じ部署やチームのメンバーが地理的に分かれて働くことになります。そのため、メールやテキストチャットをメインとしたコミュニケーションでは日々の連携や意思疎通の質・スピードが低下しやすいのです。また、電話は相手の作業を中断させてしまったり、複数人での情報共有に不向きだったりと、日常的な連携の基盤とするには限界があります。

重要なのは、まるで隣にいるかのようにスムーズにコミュニケーションできる環境を整えること。
そして、その実現には複数人でいつでも会話ができる音声コミュニケーションを軸に据えるのが最適解です。

サテライトオフィスにありがちなコミュニケーション課題

サテライトオフィスは、在宅勤務よりセキュリティや労務管理がしやすいですが、在宅勤務と類似のコミュニケーションの悩みが生まれがちです。

• メールやチャットでは情報が断片化し、背景共有が不十分
• 報告が遅れて意思決定が後手に回る
• チームの一体感が薄れ、モチベーションに影響する

同じオフィスにいるときの「声をかければすぐ相談できる」感覚をどう再現するかが、サテライトオフィス成功のカギとなります。

隣の席にいる感覚を再現する「VOICHATオフィス」

「VOICHATオフィス」は、1クリックで会話が始められる常時接続型の音声コミュニケーションツールです。
アバターを操作するようなバーチャルオフィスとは異なり、シンプルな設計でPCのリソースを圧迫せず、毎日の業務に自然に組み込めます。チャットよりも電話よりも早い、オフィスにいるような「ちょっといい？」の声かけができるツールです。

VOICHATオフィスの使い方、基本の3ステップ

VOICHATオフィスの使い方は、とても簡単。
デスクトップ上に付箋のように配置でき、1クリックで会話できるのが特長です。
チームメンバーの様子も可視化されており、一緒に働いている実感を持つができます。

① 出社したら、VOICHATオフィスにログイン

② 1クリックで会話開始

③ 話せないときはステータスで共有

VOICHATオフィスがサテライトオフィスに最適な理由

VOICHATオフィスがサテライトオフィスに最適なのは、チームで働くのに適した機能を備えているからです。

① URL発行なしですぐに画面共有ができる

URL発行なしで画面共有機能があるので、「ちょっとした会話からそのままミニ会議へ」というシームレスなコミュニケーションができます。

② 優先度を指定して呼び出せるコール機能

話したい相手のルームに入って話すだけでなく、コール機能で相手を呼びだすこともできます。
その際、優先度をの3段階を選べるので、「急ぎじゃない用事で割り込むのは悪い」「急ぎかもしれないからすぐに応答しないといけない」といった遠慮やストレスなく声をかけ合える環境が整います。

② 一緒に働いている実感を得られるデザイン

声が聞こえるのは同じルーム内だけですが、他のルームに誰がいて、誰が話しているのかはアプリ上で可視化されています。また、任意の短文を投稿できるヒトコト機能では事務連絡やちょっとした雑談を投稿でき、コミュニケーションを促進します。

VOICHATオフィスの使い方の例

以下は、実際にVOICHATオフィスユーザー様のご活用例です。

オフィスにいるような自然な情報共有

ソアーシステム様では、メンバー全員が「メインルーム」に集まって仕事をしています。
不在ステータスを設定していなければ他のメンバー同士の会話が聞こえるので、オフィスにいるような自然な情報共有ができているとのことです。

毎日の朝会で、認識合わせ

コンテンツ様では、毎日の朝会をVOICHATオフィス上で行って認識合わせをしています。
朝会だけでなく、グループで話すときには毎回会議URLを発行していたため、手間なく気軽に話せるようになったと好評とのことです。

ルーム名とヒトコトで「今」のステータスを共有

TS-Porters様では、ステータス機能ではなくルーム名とヒトコトで「今」の状況を伝えているそう。標準機能に縛られず、各チームにフィットした柔軟な使い方ができるのがVOICHATオフィスの特長です。

雑談OKのルームで交流しながら仕事

静かな環境のほうが仕事が捗る人と、周りがザワザワしているほうが仕事が捗る人がいます。
MONOLISIX様では、ザワザワを感じたいメンバーが集まれる雑談OKのルーム（ハナシゴト Free Talk）を作り、好みの環境で仕事ができるようにしているそうです。

グラフィカルなバーチャルオフィスの落とし穴

サテライトオフィス用にの専用ツールを導入するなら、オフィスを模したデザインでアバターを操作するバーチャルオフィスツールのほうがリアルオフィスを再現しやすいと考えるかもしれません。
しかし実際には以下のような課題があり、長く使い続けるのが難しいのです。

• PC画面を占有してしまい、PC作業の遂行に差し支える
• グラフィック描画のために、低スペックなPCでは動作が重くなる
• 日常的に開いていると視覚情報やアニメーションに飽き、利用が減ってしまう

つまり、日常業務に自然に溶け込む“軽さ”と“シンプルさ” がなければ、サテライトオフィスの現場で長く活用するのは難しいのです。

VOICHATオフィスで「ちょっといい？」をいつでも・どこでも

サテライトオフィスは「働く場所」を提供するだけでなく、本社や他拠点とどう一体感を保つかが重要です。VOICHATオフィスを導入すれば、地理的に離れていてもまるで同じオフィスにいるように声でつながり、分散型ワークの成果を引き出せます。
14日間の無料トライアルが可能ですので、ぜひお気軽にお試しください。