テレワークの浸透やコロナ再流行の影響を受け、サテライトオフィスの導入を検討する企業が増えています。
しかし実際にサテライトオフィスの導入を担当する立場になると、
「なぜ在宅勤務ではなくサテライトオフィスなのか」
「サテライトオフィスと支店はどう違うのか」
「本社や他拠点との連携はどう確保するのか」
「電話当番や施錠などの運用はスムーズにできるのか」
といった疑問が次々に浮かび、何から手をつけてよいのか迷ってしまうのではないでしょうか。
そこで本記事では、サテライトオフィスの役割とメリット、運用時の留意点 をわかりやすくご紹介します。
目次
サテライトオフィスと支店、在宅勤務の違い
支店は事業部や部署単位で集まるための場所ですが、サテライトオフィスは特定地域の人材が集まって仕事をするための小規模拠点。賃貸物件を契約するのではなく、シェアオフィスを月額利用するという選択肢もあり、初期投資や固定費を抑えやすいのが特徴です。
またサテライトオフィスには、在宅勤務に比べて企業ネットワークに準拠したセキュリティ環境や労務管理体制を整備しやすいというメリットがあります。
つまりサテライトオフィスは、在宅勤務とオフィス勤務の“中間解”のような位置づけです。
サテライトオフィスの立地選びと助成金活用
サテライトオフィスを設ける際、場所選びは大きなポイントです。
都市部であれば駅から近くアクセスしやすい立地、地方であれば駐車場が十分に確保されている立地が重視されます。社員が通いやすい場所に設置することで、利用率が上がり、オフィスとしての機能を最大限に発揮できます。
また、自治体によっては地方でのサテライトオフィス開設に対して助成金や補助金が用意されている場合もあります。こうした制度を積極的に活用すれば、導入コストの削減してサテライトオフィスの環境を整えることができます。
サテライトオフィス導入時の具体的な検討ポイント
サテライトオフィスの価値を活かすには、「場所を借りる」だけでは不十分です。
セキュリティ・運営体制・コミュニケーションの3軸で、方針を明確化しておくことが重要です。
シェアオフィス利用する場合は、利用できる備品やサービスを事前に確認しておきましょう。
セキュリティ
- 入退室管理：ICカードやスマートロックを導入するかどうか
- PC・機器管理：業務用PCや周辺機器の貸与・持ち出しルール
- データ保護：社内データやクラウドサービス利用のルール
運営体制
- 電話・来客対応：電話当番や訪問者対応のルール
- 施錠・安全管理：鍵の運用方法や緊急時の避難経路
- 備品・設備管理：デスク・椅子・OA機器の配置や管理
- 通信・ネットワーク環境：Wi-Fi、VPNなどの整備と使用ルール
コミュニケーション
- 業務分担の方針：サテライトオフィスで行う業務と本社／支店で行う業務の線引き
- 情報共有・会議体制：本社や他拠点との連携方法を明確化
サテライトオフィスで工夫すべきコミュニケーション
セキュリティや運営体制は、基本的にはルールや方針を決めれば運用可能です。
しかし、コミュニケーションは人の行動や心理的要素に依存するため、ストレスのないコミュニケーションを維持する工夫が必要になります。
サテライトオフィスで起きがちなコミュニケーション課題
同じチームメンバー同士が遠隔でコミュニケーションすることになるサテライトオフィスでは、メールや電話だけでは以下のような問題が生じがちです。
- 業務の背景共有が不足し、認識のズレが生まれる
- 進捗報告が遅れ、意思決定が後手に回る
- チームの一体感が低下し、モチベーションに影響する
隣の席にいる感覚で連携できるコミュニケーション手段が有効
チームメンバーが離れた場所で働く場合、メールよりもスピーディーでカジュアルなチャットツールの利用や、オンラインで朝会や夕会を行うといった運用も効果的です。
それに加えて、いつでも会話ができる常時接続型のバーチャルオフィスツールがあれば、同じオフィスで働いているかのような感覚で仕事ができます。
チームの対話を加速させる「VOICHATオフィス」
１クリックで話せる音声コミュニケーションツール「VOICHATオフィス」 は、サテライトオフィスとの相性が抜群です。アバターを動かすような2D/3Dタイプのバーチャルオフィスもありますが、毎日の業務で使うものだからこそ、シンプルで動作の軽く、PCを占有しないことが重要なのです。
場所にとらわれないスムーズな対話環境を整えることで、分散型ワークの効果を最大化できます。