ビジネスの現場において「誰かとの連絡」は欠かせない日常業務のひとつです。
その中でも主流なのは、98％以上のビジネスパーソンが活用している「メール」でしょう。
しかし、メールは必ずしも効率的なコミュニケーション手段とは言えず、ストレスや課題を抱えている人も多いのではないでしょうか。
この記事では、「メール」の現状と課題を踏まえ、生産性を向上させる音声コミュニケーションの価値についてご提案いたします。
業務の３割をメール対応が占めている
ビジネスメールについての実態調査によると、ビジネスパーソンが1日にやり取りするメールは約60通以上。
送受信にかかる1通あたりの時間をかけて単純計算すると、1日の約3割の時間がメール対応に費やされていることになります。
メールは業務上不可欠な連絡手段ですが、時間的な負荷だけでなく、ストレスの要因にもなっているのが実情です。
• 自らの返信が遅れがちであるにもかかわらず、相手からの返信が1日以上ないと遅いと感じてしまう
• 他者のメールに不快感を覚えた経験があるため、自身が送信するメールについても不安になる
こうした心理的負担が、調査データからも明らかになっています。
出典：
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2023」
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2025」
音声コミュニケーションのアップデートが必要な理由
メール対応の効率を上げるには、以下の2つの方法があります。
① 読みやすく答えやすいメールを書くスキルを上げる
② メールよりスピーディーな連絡手段（＝直接話す）を選択する
①にはそれなりの時間と労力が必要ですが、②についてはスキル関係なく実行できます。
話せば数十秒で済む用件のために、1往復に平均7分以上かかるメールを使わない、というだけだからです。
さらに、直接話すことで、文章では伝わりにくいニュアンスや感情も共有できます。
しかし、音声コミュニケーションツールの代表である電話には
・相手が今話せるか分からない不安
・突然割り込まれるストレス
があり、近年では特に苦手意識を持つ人が増えています。
そこで活躍するのが、電話以外の音声会話ツールです。
今後は、相手の状況が可視化され、必要なタイミングでスムーズに音声通話できる、電話に代わるツールが主流になっていくことが予想されます。
VOICHATで、まずは社内を音声ファーストに
取引先など社外との連絡方法は、簡単に変更することはできません。
しかし、社内メンバー同士であれば「話せば済むことは音声でやりとりする」という方針に切り替えて、効率化を図る取組みはすぐにでも始められます。
少し席が離れている、リモートワークのメンバーがいるといった理由でチーム内のコミュニケーションがテキスト主流になっているようであれば、音声コミュニケーションへのシフトを検討してみてください。
VOICHATは、相手のステータスが可視化され、ワンクリックで話しかけることができる音声コミュニケーションツールです。
まずは社内コミュニケーションに、音声ファーストの運用を導入してみませんか？