2024年9月に開業されたばかりの、社会保険労務士法人TS-Porters様。
代表の田辺さんとスタッフの方々は、前職時代にもVOICHATをご利用いただいていました。
少人数での開業にあたり「電話でもいいかも？」と一度は考えたものの、やはりフルリモートでは相手の状況がわかる安心感が必要だと判断し、VOICHATの導入を決めたそうです。
今回のインタビューでは、TS-Porters様でのVOICHATの使い方と効果についてお話を伺いました。
●社会保険労務士法人TS-Porters様
2024年9月に開業した、横浜の社会保険労務士法人。社会保険・労働保険・給与計算といった業務に留まらず、解雇やハラスメントのトラブル対応、補助金や助成金のサポート、コンサル業務まで幅広く対応できるのが強み。
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目次
毎朝3人でミーティング。URL発行なしですぐ画面共有できるのが便利
――VOICHATを、何名でどのように使われていますか？
わたしとスタッフ2名の3名で、それぞれ横浜・埼玉・福島でのフルリモートです。
役割分担としては、わたしが社労士で、スタッフは給与計算や事務作業等のサポート。
毎朝3名でVOICHAT上でミーティングを行い、作業予定や進捗を確認をします。そのまま全員同じルームで仕事をし、日中は必要に応じて1日5～6回ほど話す感じです。
――日中はどのような会話が多いですか？
「給与計算の結果がおかしい気がするので確認してもらえませんか？」といったチェックの依頼や、クライアントさんとの窓口がわたしなので「足りない情報があるのでクライアントさんに問い合わせてくれませんか？」など。わたしがスタッフから質問や依頼を受ける形が多いです。
画面共有機能があるので、業務に使っているkintoneの画面を見ながら話せるのが便利ですね。話し始めたときにそのつもりがなくても、URL発行の必要なくそのままVOICHAT上で画面共有できるので利便性が高いです。
――他のルームも使われているのでしょうか？
2人だけで話したいときは「ミーティングルーム」を使います。話しかけたい側が「ミーティングルーム」へ移動して、話したい相手をコール機能で呼び出す形です。
ほかに「外出中」「面談中」のルームもあり、外出や面談の際はそこに移動しています。クライアントさんと面談するのはわたしだけなので、「面談中」を使うのはわたしだけですが。一応「雑談」ルームもありますが、わざわざ移動してまで雑談することはしないので使われていないです。
――では、不在の周知にステータス機能は使われていないんですね。
3名での利用であれば、ステータスアイコンで不在理由を認識するよりもルーム名を読んで理解するほうが早いので、なんとなくそうなっていますね。
お昼休憩の時間や外出の戻り時間をヒトコトで共有することも多いです。
ただ、わたしは会話したあとにマイクを切り忘れてしまうことがたまにあって……、そんなときはスタッフがわたしの生活音を遮断するために「離席中」ステータスを使っています（笑）。
仕事はVOICHATとチャットのみ。顔を見るのは数ヶ月に一度で充分
――毎朝のミーティングはVOICHATだそうですが、「月1回は顔出しでのビデオ会議」といった習慣はあるんでしょうか？
カメラはオフがいいというスタッフの意向もあるので、ビデオ会議は基本的にありません。でも、1～2ヶ月に1回、対面で会う機会を設けるようにしています。
――業務での円滑なコミュニケーションを維持するにあたって、顔を見る頻度はそれくらいで充分という感覚がおありですか？
立ち上げから半年を過ぎた今、最近は「1～2ヶ月に1回も会わなくてもいいかも」というくらいになってきています。スタッフも1名増え、対面で会うには交通費もかかるので「回数を減らして、経費が浮く分でちょっといいものを食べようか」なんて話しています。
――VOICHATで充分なコミュニケーションが取れていらっしゃることが伝わって、とても嬉しいです。その他のコミュニケーションツールも併用されていますか？
記録を残したいやり取りには、別途チャットワークを使っています。でも、わざわざ残すまでもない会話や口頭や画面共有のほうが伝わりやすい会話は、VOICHAT。使い分けることで手間や時間の無駄を軽減できるので、両方必要です。
それから、今のフリープラン（同時利用3名まで）では画面共有に1人1日30分という時間制限があるので、繁忙期はTeamsでの画面共有も使っています。
今は3名体制ですし、画面共有が多いのも月末だけなのでフリープランで支障ありませんが、次にスタッフを増やすタイミングでは有料プランを検討すると思います。
――ありがとうございます！VOICHATとチャットワークを結合して並べて使えるフュージョン機能を先日リリースしていますので、ぜひご活用ください。
VOICHATとチャットワークの両方を、同時に最前面に固定できるんですね。まだ使っていなかったのですが、これは便利そうですね！スタッフにも教えます。
あと、ちょっとした要望なんですけど。夕方以降、ふと気づくとスタッフ2名ともVOICHATから退出していて自分1人になっていて、少し淋しくなるときがあるんです。退出時に音がなると「退勤したな」と認識できて嬉しいなと思っています。
――わたしたちもVOICHATを使っているので、その感覚、わかります（笑）。VOICHAT上に名前が並んでいることが一緒に働いている実感につながっていることがわかるご意見で、とてもありがたいです。どうするのがベストか、考えてみますね。
「安心して話しかけられる」と、スタッフの希望でVOICHAT導入
――もともと、前職の会社でもVOICHATを使っていただいていましたよね？
そうなんです。とても優秀なスタッフの夫が転勤族で、「1年後くらいに転勤するかも」という話が浮上したときに、彼女に続けてもらうためにリモート体制を整えようということになりました。
いくつかバーチャルオフィスツールを試したのですが、アバターを動かすようなのは最初は楽しいけど飽きますし、動作が重かったり、PC画面を占有してしまうのもネックでした。
でもVOICHATは、画面を占有しないコンパクトなUIでも誰がいるかわかる点が良かったです。
そして2024年9月、スタッフ1名を連れてそこから独立して社労士法人を立ち上げました。今も同じグループ会社ではあるんですけどね。
――その流れで、今の会社でも引き続きVOICHATを？
独立のタイミングでフルリモートになりましたが、当初は2名体制だったので「必要なときに電話でもいいかな？」と連絡手段は再検討しました。
でもスタッフから、「電話だと今かけていいかどうかがわからない、話せるかどうかが事前にわかるVOICHATを入れてほしい」という要望があって、引き続き使うことになったんです。
VOICHATの利便性はわかっていたので、もう他のツールとの比較はしませんでした。
優秀な人は、リモートワーク下でより成果を出そうとする
――次にスタッフを増やす際も、居住地にこだわらずフルリモートで採用される予定ですか？
それに関しては、迷うところですね……。
いまの2名は対面で一緒に働いていたので、業務の細かいレクチャーも必要なかったし、サボらずに真面目に仕事をしてくれるのもわかっていました。でも新規となるとどんな人かわからないので、いきなりフルリモートは難しいような気もしているんです。
――やはりリモートワークは、サボるのが懸念点でしょうか？
うちの場合、スタッフにお願いしている作業は、複雑さや確認事項の量で所要時間にかなり差があります。進捗が遅くてもサボっているのか致し方なかったのかの判断がつきにくい面があるので、新規採用にあたって気がかりな点ではあります。
でも、オフィスでも手を抜く人はいますし、今のスタッフたちはとても真面目で「サボっていないのを証明したいから、作業内容や進捗をもっと細かく管理してほしい」と逆に頼んでくるくらいです。
優秀な人は「リモートだからこそより成果を見せたい」という意識が高まるようなので、あらためて考えてみると、「リモートだとサボりやすい」というわけではないのかもしれないですね。
――フルリモートで求人すると、一気に応募が増えると言いますよね。
優秀な人を採用するためには、フルリモートで募集をかける必要があると思っています。
最初のレクチャーがVOICHAT上で済む程度に業務の基礎知識のある、真面目な人をどう採用するか、ですね。信頼できる人から紹介してもらえるとベストだなとは思っています。
●取材後記
開業後のフルリモートにあたり、スタッフの方から「ぜひVOICHATを使いたい」という声が上がったとお聞きし、上司からの指示ではなく働く人自らが使いたいと思えるツールであることをとても誇らしく感じました。これからもVOICHATは、働く場所にとらわれず、信頼関係と一体感の維持を支えるツールとして進化を続けてまいります。
