ハイブリッドワークのチームでVOICHATをご利用いただいている、株式会社CHINTAIの情報審査室様。
少人数のチームが拡大していくにつれてリモート時のコミュニケーションが取りづらくなり、解決策を探して利用し始めたのがVOICHATだったそうです。
今回は、マネジャーの折戸さんと、キャリア採用で昨年入社された尾曲さんに、VOICHATを導入した経緯や活用方法、チームに生まれた変化についてお話を伺いました。
●株式会社CHINTAI 情報審査室様
株式会社CHINTAIにおいて、不動産の広告掲載及び広告表示全般を審査・管轄する部門。CHINTAI掲載物件の独自調査等を行う一方で、不動産業界の動向や最新ルールのキャッチアップ及び啓発を行っている。
公式サイト：https://www.chintai.jp/
目次
電話は苦手だが、VOICHATでの音声会話には抵抗がない
――VOICHATのご利用は約１年余りですが、どんなきっかけでVOICHATをお使いいただくことになったんでしょうか？
折戸さん「１年前にわたしが情報審査室のマネジャーになったタイミングで、メンバーが2名増え、総勢6名のチームになりました。それまでは電話とチャット、ZOOMがあればリモートでもさほど苦労はなかったのですが、人数が増えたことで電話での情報共有がどんどん難しくなったんです。かといって、全部チャットでは時間がかかります。チームメンバーとのコミュニケーションに困り果ててインターネットで検索していたときに、VOICHATを見つけたんです」
――実際お試しいただいて、いかがでしたか？
折戸さん「直感的に操作できますし、動作も軽くサイズ感もコンパクトなので、チームへの導入にあたって特に困ることはありませんでした。料金も比較的低価格なので、会社の承認を得るのもスムーズでした」
――企業規模が大きくなると、特定の部署だけで独自の運用をするのは難しい印象があります。御社も有名な企業ですが、現場の裁量が大きいのでしょうか？
折戸さん「自主性やチャレンジ精神、ぶらさがり禁止というのは重要なキーワードではありますね。VOICHAT導入にあたって上司から言われたのは『監視にならないように』ということくらいです。新規メンバーが多かったこともあって、ツールの導入がプレッシャーにならないように、という意味合いでした」
尾曲さん「わたしは昨年入社したのですが、VOICHATで監視されていると感じたことはありません。ステータス設定でメンバーの状態がわかりますし、自分の状況も共有できるのでとても働きやすいです。それにわたしは、もともと電話での連絡に抵抗があったので、その点でも非常に助かっています」
――VOICHATも電話も音声会話ですが、どう違いますか？
尾曲さん「電話では口頭ですべてを正確に伝えないといけないので、かける前に話す内容を整理するための時間が必要でした。片手で電話をしながらパソコンを操作するストレスもあります。でもVOICHATだと、画面を見ながら話せばいいので気楽ですし、話を始めるまでも早いです。音声会話自体が嫌なわけではないので、VOICHATで話すことに抵抗はありません」
折戸さん「電話の場合、アドレス帳を検索して発信し、相手が出るのを待つ必要があります。VOICHATを使い始めてから、会話が始まるまでが非常にスピーディーになったと感じています」
――チャットツールなど他のツールとは、どのように使い分けられていますか？
折戸さん「厳密に決めているわけではありませんが、わたしは文章にすると長くなりそうな話やチャットに残すまでもない会話、個別に話したいことはVOICHAT、全員に情報共有したいことはグループチャット、という感じでしょうか」
尾曲さん「わたしは会話の記録を残しておきたいので、伝えたいことの主旨をチャットで送ってから、VOICHATで話しかけて詳細説明をする、という使い方をすることが多いです。電話は、VOICHATが使えない状況にあるときだけ使っています」
柔軟なコミュニケーションに、ヒトコトを活用
――VOICHAT上でのルーム分けや会話の始め方など、どんなふうに運用されていますか？
折戸さん「朝出勤した人は、みんな『作業中（話しかけてOK）』に入ります。そのまま各自仕事を始め、話したくなると『ちょっと相談中』に移動して話したい相手をコールします。作業に集中したい人用の『集中して頑張ってます』もあり、そこにいるときは緊急時以外は話しかけないようにしています」
――「集中（ゾーン）」は、ステータスではなくルームで周知する運用なんですね。
折戸さん「『離席中』以外のステータスはほとんど使っていませんね。真面目なメンバーばかりなので、離席中になっていても『いま話せないんだな』と思うだけで、理由までは気にならないんです。話したい相手の離席があまりにも長いと、ステータスの解除を忘れているのかなと思ってチャットするくらいでしょうか」
尾曲さん「離席理由の周知は強制ではないですが、12-13時以外の時間帯に昼休憩を取る時など、各自の判断でヒトコトで共有しています。『今日は出社』と、居場所を投稿している人もいます」
折戸さん「ヒトコトの使い方で言うと、コールされたときに手が離せないと、『ちょっと待って』と投稿することもあります。今日のBGMのURLなど、雑談的な投稿をする人もいます。週1回は直接会うので、VOICHATで頻繁に雑談することはないですが、ヒトコトはさりげないコミュニケーション手段になっていると思います」
尾曲さん「ただ、全角だと14文字なので用件のみで、ちょっとそっけなくなってしまうこともあります。もっと想いを乗せたいのに、と感じたりします（笑）」
――ところで、話をしたいときは、いったん別ルームへ移動される運用なんですね。
折戸さん「言われてみれば、その場で話してもいいんですよね。今の運用に慣れてしまって、作業中ルームでいきなり話す発想はなかったです。ただ、相談ルームで話しているうちに、『あの人にこれを聞こう』『あの人にも聞いてもらおう』と話が広がって、会話人数が自然に増えていくことはよくあります」
出社時でもログイン、対面でも画面共有はVOICHATが便利
――ハイブリッドワークとのことですが、出社頻度はどのくらいですか？
折戸さん「週1回は対面で会うことにしていて、業務の状況によっては週5で出社する人もいます。対面で会っている者同士がVOICHATで話すことは少ないですが、出社時も普通にログインはしていますね。画面を見ながら話したいときは出社時でもVOICHATの画面共有を使うことが多いです。パソコンを持って移動したり同じ画面を覗き込んだりするよりも、各自が自席で画面共有するほうが早くて便利なんです」
――画面共有はよく使われますか？
折戸さん「頻繁に使います。サイトの画面や資料など、共有するものは多岐にわたります。画面共有中にワンタイムチャットを使えるのも利便性が高いなと思います。VOICHAT導入前は、チャットでのやり取りがややこしくなってきたらZOOMに……という手順だったので、本当に早くなりました。欲を言えば、画面共有時に全画面表示で拡大できるとありがたいです」
リモートでは難しかった気軽なコミュニケーションをVOICHATで実現
――お話を伺っていると、VOICHATがすっかりチームの日常に溶け込んでいる印象ですね。
尾曲さん「さきほど監視の話が出ましたが、むしろわたしは面談の場で『VOICHATがあることで本当に助かっている』と伝えているほどです」
折戸さん「リモートでは難しい、『ちょっといい？』『急に話しかけてごめんね！』という声かけができるのが、VOICHATの便利なところですよね。会話の内容が聞こえなくても、誰と誰が話してるのかわかるのもありがたいです。VOICHAT導入で、コミュニケーションがスムーズになったことを実感しています」
――チームの働きやすさをVOICHATが支えていることを実感できて、嬉しい限りです。今後もブラッシュアップを続けていきますので、ご要望やアイデアがあればお気軽にご連絡ください。本日は本当にありがとうございました。
【取材後記】
取材を通して、チームの働き方に合わせた無理のない運用でVOICHATを取り入れていただいていることを感じました。ストレスなく長く使っていただくためのヒントとして、非常に参考になります。また、大きな組織でありながら信頼をベースに社員の自主性を重んじる企業風土にも驚き、共感しました。そんなチームのコミュニケーションを支える一助になれていることを誇りに思います。