トレンドがめまぐるしく移り変わり、働き方が多様化している現代。
さらにコロナ禍を経て、Web会議やチャットなど直接顔を合わせないコミュニケーションも定着しました。
会議メインの報告や相談、時間のかかる承認フローといった従来の手順だけでは、時代のスピードに追いつけなくなってきています。
そんな今こそ重要なのが、見過ごされがちな日常のこまめな会話です。
私たちは、「ちょっといい？」から始まるビジネス会話を「アジャイルトーク™」と定義し、チームのパフォーマンスを高める上で必須のコミュニケーション手段として提唱します。
アジャイルトーク™とは？
VOICHATが提唱する「アジャイルトーク™」とは、課題発見時に即会話し、意思決定、アクションまでのサイクルを最速で回すコミュニケーションメソッドです。
アジャイルトークの肝となるのは、場所や関係性を超えたフラットな声かけ。VOICHATは、アジャイルトーク促進に則った操作性や機能性を担保し、事業スピードを加速させます。
従来の会議や承認フローが包含する待ち時間は、今まで当たり前とされてきました。しかしこれらは今後、企業の競争力を下げる大きな要因になっていくでしょう。
私たちはこの課題を、アジャイルトーク™で解決すべきだと考えています。
アジャイルトーク™の語源
アジャイルトーク™の語源は、ソフトウエア開発手法のひとつである「アジャイル開発」。
アジャイル開発は、要件定義・設計・実装・テスト・リリースのサイクルを短期間で繰り返す手法で、個人の対話と顧客との協調、迅速さと変化への対応に価値を置いていることがその特徴です。
“話せる機会を待つ文化”がもたらす悪影響
課題の確認は会議でまとめて行う、上司への確認は決まった承認フローに従って順番に行う、緊急時でない限り忙しそうな人には声をかけない。
従来は、話せるタイミングを待つことに疑問を感じにくく、むしろ定型化するのは合理的に見えていたかもしれません。
しかし、ビジネスシーンにおける待ち時間は、「質問したいときに聞けない」「決裁待ちのため着手できない」「アイデアや閃きを共有しそびれる」といった状況を生み出します。
そして、課題発見の遅れや二度手間の発生だけでなく、コミュニケーションの形骸化や理解・連携不足といった問題も起き、多方面に悪影響が生じることになるのです。
課題発見の遅れの例
- 課題が見つかったときには手遅れで、クライアントに迷惑がかかる
- 部下が1人で悩みすぎ、適切なタイミングで相談や報告が上がってこない
- 文章にまとめるのが面倒で、必要な連絡が後回しになる
二度手間の発生の例
- 部下が自己判断で作業を進めてしまい、大幅な手戻りが発生する
- 同じ内容の報告・連絡をいろんな人にしなければならない
- 頻度の少ない定例会議で、大幅な変更を指示せざるを得ないことがある
コミュニケーションの形骸化の例
- 部下側からの提案がしづらく、意思決定がトップダウンになってしまう
- ジャストアイデアレベルの発言をする機会がなく、斬新な発想が生まれにくい
- 会議で積極的に話す人が固定してしまい、自由な議論に発展しない
理解・連携の不足の例
- 部下が退職・休職して初めて、部下が不満や悩みを抱えていたことに気づく
- 優秀な人材が多いのに、部署間で有効な協力体制が取れない
- 時間が経つごとに、メンバー間でビジョンや方針の認識がズレていく
VOICHATが実施したアンケート調査でも、話しかけづらさを実感している人が多いことが示されています。
アジャイルトーク™で解決できる課題とその効果
アジャイルトーク™の実践により、前段で挙げたような課題は解決され、チームパフォーマンスの向上に繋がります。
- 聞きたいときに聞くと、課題がすぐに解決するので次の行動に移れる。その次に浮上した課題もすぐに聞くことで解決し、また次の行動に移る。
- 思いついたことを気軽に提案できると、そこから始まる会話でより良いアイデアが生まれたり、新しい気付きを得たりしてイメージが具体化されていく。
小さな課題や構想を一つひとつクリアしていくことで、手戻りや認識の齟齬といった無駄を最小限にしながら生産性が上がり、チームが活性化される。
これが、アジャイルトーク™のサイクルです。
アジャイルトーク™が定着すれば必然的にコミュニケーション量が増えるので相互理解も深まり、業務面のメリットだけでなく、人間関係の改善など副次的な効果も得られます。
① 生産性の向上
- 意思決定スピードが加速するため、PDCAを早く回せる
- 気軽な会話をきっかけに課題に気づき、早期解決に繋がることがある
- 情報の浸透により仕事の属人化を防ぎ、チームとしてパフォーマンスを発揮しやすくなる
- 文章校正や読解にかける時間が減り、本業に充てる時間が増える
- 必要なタイミングでこまめに情報共有できるため、会議時間を短縮できる
- 時間的余裕ができるため、戦略検討や品質向上に注力できる
② 顧客満足度の向上
- 品質の向上や作業スピードの加速により、会社としての信用度が高まる
- チーム内で情報連携が取れることにより、顧客の質問に迅速で正確な回答ができる
③ エンゲージメントの向上
- 頻繁な会話による生産性の向上が、仕事への自信やモチベーションにつながる
- 悩んでいる部下に対し、早めのフォローができる
- 上司からのこまめなフォローや声かけにより、上司・部下間の信頼やチームへの帰属意識が高まる
- 気軽な会話により上司・部下間の親近感が育まれ、相互理解が深まる
④ 可能性の拡大
- 気軽な会話から、思いがけないアイデアやコラボレーションが生まれることがある
- 部下のスキルや適性に気づき、より適切な人材配置に繋がることがある
VOICHATが実施したアンケート調査でも、自分のチームの生産性に自信を持っているリーダーほどこまめな声かけや気軽な会話を心がけているという結果が出ており、アジャイルトーク™が有効であることがわかります。
アジャイルトーク™促進の工夫
「聞きたいときにすぐに聞く」「思いついたときにすぐに提案する」は、実際には簡単なことではありません。
アジャイルトーク™を進めるにあたっては、主に2つの障壁が考えられます。
物理的ハードル
物理的な距離の問題で話す機会が限定的、相手の今の状況がわからない、誰に何を聞けばいいかを把握しきれていない、など。
VOICHATが実施した調査では、「上司が不在がちでタイミングが合わない」（39.0%）、「リモートワークで話しかけづらい」（31.7％）といった回答がありました。
心理的ハードル
自分や相手の立場・職場の雰囲気などから積極的に会話しづらい、表情を伺って遠慮してしまう、など。
VOICHATが実施した調査では、「上司が忙しそうで話しかけづらい」（28.0%）、「上司がどんな人かわからず話しかけづらい」（24.4％）といった回答がありました。
これらの障壁を超えてアジャイルトーク™をチームに定着させていくには、個々の意識に頼るだけでなく、チームや組織単位で日々のルーティーンや意識を少しずつ改善していく必要があります。
例えば以下のような取組みは、アジャイルトーク™がしやすい環境と関係性作りのために有効です。
VOICHATで加速するアジャイルトーク™
VOICHATは、「ちょっといい？」をいつでも・どこでも可能にするコミュニケーションツールです。
相手の状況が可視化されていて、1クリックですぐ話せることが大きな特徴。
VOICHATがあれば、心がけや運用の工夫だけでは解決できない物理的・心理的ハードルをも一気に超えて、アジャイルトーク™が促進されます。
待ちロスの削減
- いつでも・どこでも話せるので、相手が不在でも待つ必要がない
- メンバーの状況がわかるので、多忙な相手でも話せるタイミングが見つかる
手間の削減
- 複数人にまとめて伝えられるので、同じ話を繰り返す必要がない
- 1クリックで話せるので、会議室予約やURL発行の手間がない
すれ違いの削減
- メンバーの状況がわかるので、不必要な遠慮をする必要がない
- 不在着信に対しかけ直す、という行為が多発しない
実際にお使いのユーザー様の声からも話したいときにサッと話せる環境で生産性が上がっていることが伺えます。
日常のビジネスコミュニケーションやリモートワークの運用に課題を持たれている方は、一度VOICHATを試してみてください。
フリープランや無料トライアルもありますので、気軽に体験いただけます。
| 当記事内でご紹介した調査レポート |
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| ●ハイブリッドワーカーに対する意識調査（在宅とオフィスでのコミュニケーション課題） ●チームの生産性に自信を持つリーダーに対する意識調査（部下との会話するメリット） ●入社5年目までの会社員に対する意識調査（新入社員時代のコミュニケーション課題） |
※「アジャイルトーク™」は、VOICHAT株式会社が商標登録出願中です。